Малий бізнес постійно шукає шляхи оптимізації витрат та підвищення ефективності роботи. Впровадження цифрових рішень для документообігу дозволяє суттєво скоротити операційні витрати та прискорити робочі процеси. Згідно з аналітичними даними, документи в електронному форматі готуються та узгоджуються в 4–6 разів швидше, а пошук необхідних файлів займає в 8–10 разів менше часу порівняно з паперовими аналогами.
Для малих підприємств особливо важливо правильно організувати роботу з документами без значних фінансових вкладень. Сервіс електронного документообігу від надійного провайдера дозволяє вирішити цю задачу найбільш ефективно. Наприклад, система Star.Docs від Київстар пропонує доступні тарифні плани, що підходять саме для малого бізнесу, починаючи з безкоштовної тестової версії на 90 днів. Всі договори, акти та інші документи, підписані кваліфікованим електронним підписом, мають повну юридичну силу при взаємодії з партнерами.
Етапи впровадження електронного документообігу в малому бізнесі
Перехід на електронний документообіг не потребує значних ресурсів, але вимагає певної послідовності дій. Для успішного впровадження системи необхідно:
- Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) у акредитованому центрі сертифікації.
- Вибрати відповідний тарифний план, що відповідає обсягу документів.
- Навчити працівників роботі з системою.
- Повідомити контрагентів про перехід на електронний документообіг.
- Налаштувати шаблони документів та маршрути їх погодження.
Для малого бізнесу достатньо починати з базових функцій. Наприклад, тарифний план "Старт" від Київстар дозволяє оформляти до 500 документів на рік для 5 користувачів, що цілком задовольняє потреби невеликої компанії.
Економічний ефект від впровадження електронного документообігу
Перехід на електронний документообіг дає відчутний економічний ефект, особливо для малого бізнесу, де кожна гривня на рахунку. Розглянемо конкретні показники економії:
- Скорочення витрат на папір, друк та канцтовари.
- Економія на логістиці та доставці документів (скорочення у 3-4 рази).
- Зменшення вартості зберігання документів (відсутність потреби в фізичних архівах).
- Економія робочого часу співробітників на пошук та обробку документів.
- Зниження кількості помилок у документах та пов'язаних з ними витрат.
Ці фактори у комплексі дозволяють малому бізнесу суттєво оптимізувати операційні витрати. За даними аналітики, документ в електронному форматі обходиться щонайменше в 10 разів дешевше порівняно з паперовим.
Працювати з системою Star.Docs від Київстар дуже просто: потрібно лише зареєструватися, створити або завантажити документ та надіслати його партнеру. Процес підписання документів також максимально спрощений, а наявність мобільного додатку дозволяє керувати документами навіть у дорозі.